20 okt DUPI over Permanent Actueel van Hoffelijk
In deze reeks gaan wij in gesprek met onze nieuwe en bestaande klanten. We vragen hen wat maakt dat zij de keuze hebben gemaakt voor Hoffelijk en hoe zij gebruikmaken van onze producten en diensten. Deze week gingen wij in gesprek met Idske van der Linden, Compliance Officer van DUPI Group. De medewerkers van DUPI maken gebruik van ons Wft- en PE-studiemateriaal inclusief de bijbehorende examens, Permanent Actueel Wft en sinds kort ook van onze awarenessmodules op het gebied van CDD en Privacy.
DUPI is opgericht in 1988 als een specialistische makelaar op het gebied van niche P&I-verzekeringen. In 2010 is de onderneming met een tweede bedrijfstak uitgebreid (de huidige core business) en sindsdien voorziet de onderneming als Gevolmachtigd Agent ondernemers van verzekeringen voor complexe risico’s onder andere op het gebied van transport, bouw, aansprakelijkheid en brand. Van de in de jaren ’80 opgerichte makelaardij is afscheid genomen. DUPI heeft vandaag de dag ruim 130 medewerkers verspreid over haar vestigingen in Amsterdam, Rotterdam, Kopenhagen, Schiedam en Plovdiv (Bulgarije).
Vanwaar de keuze om gebruik te maken van het Wft (PE)-lesmateriaal van Hoffelijk?
“Alle activiteiten van de DUPI-ondernemingen als Gevolmachtigd Agent vallen onder de vereisten van de Europese IDD-regelgeving, die door de Nederlandse wetgever is vastgelegd in de Wft. De opleidingsvereisten houden onder meer in dat medewerkers aantoonbaar vijftien uur relevante educatie volgen. De Nederlandse wetgever heeft dit geborgd door de zogenaamde Wft-certificering. Voor ons is Hoffelijk dé manier om aan die regelgeving te voldoen. We zochten een Nederlandse partner met een eigen platform, eentje waarbij de medewerkers zelf controle hebben over hun educatie. De leeromgeving van
Hoffelijk is overzichtelijk en gebruiksvriendelijk. De mindset van medewerkers is voor ons belangrijker dan de juiste achtergrond. Veel zaken zijn namelijk ook tijdens een loopbaan aan te leren en daar is de leeromgeving van Hoffelijk zeer geschikt voor.”
Hoe stimuleren jullie binnen de organisatie het gebruik van Permanent Actueel (PA)?
“Alle medewerkers binnen de organisatie moeten PA volgen. Zij vinden het leuk om te doen, interessant en het platform heel gebruiksvriendelijk. Wel vinden ze het soms lastig om dit te combineren met hun bestaande werkzaamheden. Onze hr-afdeling heeft daarin een belangrijke signaleringsfunctie. Zij controleert regelmatig waar de verschillende teams staan en bespreekt dit ook tijdens het MT-overleg. Vervolgens ligt de verantwoordelijkheid bij de managers om te borgen dat de medewerkers ook daadwerkelijk de PA-artikelen op tijd afronden.”
Hoe ervaar je de contacten met Hoffelijk?
“De lijntjes met Hoffelijk zijn heel kort. Zoë is mijn vaste aanspreekpunt, bij vragen krijgen we vaak dezelfde dag al een reactie terug. Bovendien denkt Hoffelijk breder met onze hr-afdeling mee. Zo blijven we ook goed op de hoogte van bijvoorbeeld de mogelijkheden om via de subsidieregeling NL leert door extra opleidingen te volgen bij Hoffelijk.“
Vanwaar de keuze om ook de awarenessmodules via Hoffelijk te volgen?
“Bij DUPI hanteren we het zogenaamde “Three Lines of Defence” model. Dat betekent dat in de eerste lijn de commerciële-, financiële- en claimsmedewerkers alert moeten zijn op tekenen van witwas- en fraudepraktijken. Ook voor zaken die te maken hebben met sanctiewetgeving moeten zij oog hebben. Op die manier wordt financiële criminaliteit in een vroeg stadium gespot en geëlimineerd. In tweede lijn bewaakt de afdeling Risk en Compliance de processen en adviseert met betrekking tot (veranderende) regelgeving. Als derde lijn controleert de Internal Audit Functie of de werkwijzen en procedures correct worden opgevolgd.
Als je van je medewerkers in de eerste lijn verwacht dat ze slagvaardig zijn, dan moeten ze ook bewust gemaakt worden van de risico’s die er zijn: er moet awareness worden gecreëerd. Met de awarenessmodules van Hoffelijk worden relevante zaken op een laagdrempelige manier onder de aandacht gebracht. We hebben in eerste instantie gekozen voor de modules op het gebied van CCD en Privacy. CDD houdt met name verband met de eerder genoemde verplichtingen onder Wwft en sanctieregelgeving. Daarnaast is privacy momenteel een hot item. Met de awarenessmodules nemen we onze medewerkers mee in de relevante ontwikkelingen, zit er een opvolging in en houden we iedereen continu alert. In verband met de toenemende dreiging van datalekken en cyberaanvallen zijn intern nu ook gesprekken gaande om op het gebied van Cybersecurity PA te gaan bieden aan onze medewerkers.”
Wat maakt dat je zo enthousiast bent over de awarenessmodules?
“De PA-artikelen zijn kwalitatief goed. De inhoud is altijd relevant, belangrijk én actueel. Er zit een gelaagdheid in de artikelen. Je neemt in ieder geval kennis van de basis en je krijgt vervolgens de keuze of je je kennis wil verdiepen door ook de achtergrondinformatie te lezen. Daarnaast vind ik het goed dat de artikelen met een korte toets worden afgesloten. De vragen van de toets richten zich namelijk precies op de kernzaken van het onderwerp. Ook wanneer je geen kennis hebt genomen van alle achtergrondinformatie ben je na afloop van de toets toch op de hoogte van de essentiële zaken.
We krijgen van stakeholders zoals risicodragers en toezichthouder steeds vaker de vraag of we aan de richtlijn Verzekeringsdistributie (IDD) voldoen. In eerste instantie gaat het hierbij dan om compliance met de Wft. Toch vinden wij het ook belangrijk dat wij deze partijen daarnaast kunnen laten zien dat we ons voltallig personeel permanente educatie aanbieden. Het klantdashboard van Hoffelijk biedt de mogelijkheid om hierop rapportages te draaien.”
Wat zou je andere Compliance Officers adviseren die hiermee aan de slag willen gaan?
“Zorg allereerst voor voldoende draagvlak intern. Het is belangrijk dat je collega’s het nut inzien van een dergelijk opleidingstraject. Voor directie en management kan een belangrijk argument zijn dat met het inregelen van een PE-/PA-leertraject de organisatie aantoonbaar compliant is met de vereisten van de markt. Je collega’s in de eerste lijn of defence hebben daarnaast een belangrijke rol in het voortbestaan van je organisatie. Maak hen daarom onderdeel van het proces, laat hen weten dat zij een belangrijke schakel zijn in het risicomanagement van de onderneming.”
Wil je meer weten over de mogelijkheden voor jouw organisatie? Plan dan geheel vrijblijvend een belafspraak in met onze collega Rebecca. Zij vertelt je er graag meer over.